Üniversitemizin Elektronik Belge Yönetim Sistemine (EBYS) geçmek için 2014 yılında başlattığı çalışmalar tamamlanarak, 1 Ocak 2015 tarihinden itibaren tüm birimlerimizde kullanıma başlanmıştır. EBYS’nin kullanıma başlanması hiç şüphesiz belge/dokümantasyon yönetimini elektronik ortama taşıyarak, tüm süreçlerin daha güvenli, kolay, hızlı bir şekilde yapılmasını sağlamakla birlikte, arşivleme, standartlaşma, kolay yönetebilme, hızlı erişebilirlik ve en önemlisi şeffaflık gibi unsurları da beraberinde getirmektedir. Tüm bunlara ek olarak söz konusu sistem çok ciddi bir zaman tasarrufu sağlayarak, süreçlerin klasik olarak yapılması durumunda ortaya çıkan kırtasiye, ulaşım giderleri gibi tüm masrafları da neredeyse ortadan kaldırarak, ciddi bir ekonomik geri dönüş de sağlamaktadır.
Örneğin Üniversitemizde 2014 yılında yapmış olduğu kurum içi ve kurumlar arası yazışmalarda yaklaşık 3.270 kg A4 kağıt ve 450 adet toner tüketilmiş iken EBYS’ye geçildiğinden bu yana, yani 1 Ocak - 31 Aralık 2015 tarihleri arasında, kurum içi ve kurumlar arası yazışmalarda yaklaşık 360 kg A4 kağıt ve 50 adet toner tüketilmiştir. Sistemin kullanılması sayesinde bu miktar kağıdın kullanılmasının önüne geçilmiş, olabildiğince en az miktarda çıktı alınarak çok ciddi ekonomik ve ekolojik bir yarar da sağlanmıştır. Tüm bunların yanı sıra toner/kartuş ile birçok kırtasiye malzemesinden de tasarruf edilmesi mümkün olmuştur.
Copyright Hitit Üniversitesi. İçerikler ve Resimler İzinsiz Kopyalanamaz.