Hitit Üniversitesi, yükseköğretimde kurumsal gelişimin ve sürekli iyileştirmenin temel yapı taşlarından biri olan veri yönetimini, stratejik karar alma süreçlerinin vazgeçilmez bir bileşeni olarak görmektedir. Bu çerçevede kurumsal verilerin doğru, güvenilir, erişilebilir ve sürdürülebilir bir şekilde yönetilmesi, kurumsal kalite güvence sisteminin işlerliği ve hesap verebilirliğin sağlanması açısından kritik bir öneme sahiptir.
Kurumsal Veri Yönetim Politikası; üniversite genelinde üretilen, toplanan, işlenen, analiz edilen, saklanan ve paylaşılan tüm verilerin yaşam döngüsünü düzenleyerek, veri yönetim süreçlerinin sistematik, tutarlı ve yasal mevzuata uygun bir şekilde yürütülmesini hedeflemektedir. Politika, aynı zamanda verilerin üniversitenin stratejik planı, iç kalite güvence sistemi, performans izleme mekanizmaları ve akreditasyon süreçleriyle olan ilişkisini de bütüncül bir yaklaşımla ele almaktadır.
Veri yönetiminde benimsenen temel ilkeler; doğruluk, bütünlük, güvenlik, şeffaflık, erişilebilirlik, sorumluluk ve yasal uyumdur. Bu ilkeler doğrultusunda üniversitede tutulan her bir veri kümesi, içeriğine, kullanım amacına ve gizlilik düzeyine göre sınıflandırılmakta; stratejik, operasyonel, destekleyici ve kişisel veriler gibi kategorilere ayrılarak yönetilmektedir. Özellikle kişisel verilerin korunması hususunda, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) başta olmak üzere tüm yasal düzenlemelere tam uyum sağlanmaktadır.
Kurumsal veri yönetimi süreci; veri toplama, doğrulama, saklama, analiz, raporlama ve paylaşım olmak üzere birbirini takip eden aşamalardan oluşmaktadır. Bu süreçlerin her biri, üniversitenin iç kontrol mekanizmaları ve bilgi sistem altyapısı ile entegre bir şekilde işletilmekte, veri kalitesinin sağlanması adına belirli standartlara göre sürekli izlenmektedir. Zamanlılık, güncellik, tutarlılık, kaynak güvenilirliği ve performans göstergeleriyle uyum gibi kalite kriterleri, veri yönetiminin ayrılmaz parçalarıdır.
Bu kapsamda Stratejik Yönetim ve Kalite Ofisi, kurumsal verilerin yönetimi sürecinde Veri Analiz ve Dijital Dönüşüm Ofisi ile temas halinde ve birlikte hareket ederek aktif rol almaktadır. Ofis, başta yıllık iç değerlendirme raporları, performans göstergeleri izleme tabloları ve kalite güvencesi belgeleri olmak üzere tüm veri temelli çıktıları derleyerek, karar alma mekanizmalarına nitelikli girdi sağlamaktadır. Akademik ve idari birimler ise kendi sorumluluk alanlarındaki verilerin doğruluğundan, güncelliğinden ve güvenliğinden sorumludur. Bilgi İşlem Daire Başkanlığı, veri sistemlerinin teknolojik altyapısını sağlarken; Veri Analiz ve Dijital Dönüşüm Ofisi ilgili verilerin kontrolü analiz edilmesi, raporlanması ve yeni yazılımlar geliştirilmesi sürecini yürütmektedir. Raporlanan tüm veriler Stratejik Yönetim ve Kalite Ofisi tarafından doğrudan karar alma süreçlerine dahil edilmektedir.
Kurumsal veri yönetiminin güvenliğini sağlamak adına rol bazlı erişim yetkilendirme mekanizmaları uygulanmakta; verilerin yalnızca yetkili kullanıcılar tarafından görüntülenmesi ve işlenmesi mümkün kılınmaktadır. Hassas içerikli veriler şifreli formatlarda saklanmakta, erişim kayıtları dijital olarak izlenmekte ve düzenli aralıklarla sistemsel denetimler gerçekleştirilmektedir.
Politikanın etkinliği, belirli periyotlarla gözden geçirilmekte ve teknolojik gelişmeler, yasal düzenlemeler ve üniversitenin stratejik yönelimi doğrultusunda güncellenmektedir. Böylece veri yönetimi süreçleri durağan değil, dinamik ve kendini sürekli yenileyen bir yapıya kavuşturulmaktadır.
Hitit Üniversitesi Kurumsal Veri Yönetim Politikası; bilgiye dayalı yönetim kültürünü kurumsal düzeyde yerleştirmeyi, karar alma süreçlerini veri temelli bir yapıya oturtmayı ve üniversitenin tüm paydaşları için güvenilir bir bilgi ekosistemi oluşturmayı amaçlamaktadır.
