Toplantılara QR kodla katılım dönemi

Toplantı katılımı artık kağıt imza listesi yerine telefondan kayıt altına alınacak

Hitit Üniversitesi, birimlerde yapılan toplantıların planlanması, katılımın kaydedilmesi ve sonuçların arşivlenmesi için yeni bir dijital uygulama geliştirdi. Toplantı ve Dijital Katılım Sistemi ile kağıt imza listesine gerek kalmadan, katılımcılar telefonlarıyla birkaç saniyede toplantıya kayıt olabilecek.

Nasıl çalışıyor?

Personel, kurum kullanıcı adı ve şifresiyle sisteme giriş yapıyor. Toplantının adını, gündemini, türünü, birimini, tarihini ve yerini girerek toplantıyı oluşturuyor. Toplantı başladığında ekrana bir QR kod ve beş haneli bir katılım kodu yansıtılıyor. Katılımcılar QR kodu telefonlarıyla okutarak ya da kodu sistemin ana sayfasına girerek katılım formuna ulaşıyor. Ekrandaki katılımcı sayısı kayıt oldukça anlık olarak güncelleniyor.

Üniversite personeli kendi kurum hesabıyla doğrulanarak katılıyor. Kurum dışından gelen katılımcılar ise ad soyad, e-posta ve kurum bilgilerini girerek kayıt olabiliyor.

Kararlar ve tutanaklar tek yerde

Toplantı bitirildiğinde toplantı sahibi karar ve sonuç metnini sisteme yazabiliyor. PDF veya Word biçimindeki tutanakları da toplantı kaydına ekleyebiliyor. Katılım listesi Excel dosyası olarak indirilebiliyor ya da PDF olarak yazdırılabiliyor. Toplantının ardından katılımcılara Üniversitenin anket sistemi üzerinden bir memnuniyet veya değerlendirme anketi e-postayla gönderilebiliyor.

Birim yöneticilerine raporlama imkanı

Birim yöneticileri kendi birimlerinde ve alt birimlerinde yapılan toplantıları, katılımcıları, kararları ve tutanakları tek ekrandan izleyebiliyor. Raporlar tarih aralığı, birim, toplantı türü ve karar/tutanak durumuna göre filtrelenebiliyor ve Excel olarak alınabiliyor. Özellikle akreditasyon ve kalite süreçlerinde toplantı kanıtlarının düzenli tutulmasına katkı sağlaması bekleniyor.

Sistem kullanımı için : toplanti.hitit.edu.tr