Hitit Üniversitesi’nde kurumsal işleyişin etkin, şeffaf ve hesap verebilir bir şekilde yürütülmesini sağlamak amacıyla akademik ve idari görev tanımları sistematik bir çerçevede belirlenmiştir. Görev tanımları, üniversite bünyesinde yürütülen faaliyetlerin hangi birim ve personel tarafından, hangi yetki ve sorumluluklar çerçevesinde gerçekleştirileceğini açık biçimde ortaya koymaktadır.
Üniversitemizde görev tanımları hazırlanırken ilgili mevzuat hükümleri esas alınmakta; bununla birlikte görevlerin yalnızca mevzuata dayalı bir tanım çerçevesinde ele alınmasıyla sınırlı kalınmayarak kurumsal süreçlerin işleyişi de dikkate alınmaktadır. Bu kapsamda görev tanımları, üniversitenin süreç yönetimi yaklaşımı ile ilişkilendirilmiş olup her görev ilgili süreç ve iş akışlarıyla birlikte ele alınmaktadır.
Bu doğrultuda üniversitemizde yürütülen akademik ve idari faaliyetlere ilişkin iş akışları hazırlanmış ve kurumsal web altyapısı üzerinden erişilebilir hale getirilmiştir. İş akışları; bir sürecin başlangıcından tamamlanmasına kadar geçen tüm aşamaları, sorumlu birimleri, kullanılan belgeleri ve sistemleri açık biçimde ortaya koyan şematik ve açıklayıcı yapılar olarak tasarlanmıştır. Böylece üniversite bünyesinde yürütülen iş ve işlemlerin nasıl ilerlediği, hangi görevlerin hangi aşamalarda yerine getirildiği ve sorumlulukların nasıl dağıldığı şeffaf bir şekilde görünür hale gelmektedir.
Görev tanımları da bu iş akışları temel alınarak oluşturulmaktadır. Her bir personelin görev tanımı, içerisinde yer aldığı iş akışları esas alınarak belirlenmekte ve ilgili süreçlerde üstlendiği sorumluluklar sistematik biçimde tanımlanmaktadır. Bu kapsamda üniversitemizde görev yapan personelin kişisel web sayfalarında hem yer aldıkları iş akış şemalarına hem de bu iş akışlarından filtrelenerek oluşturulmuş kişi bazlı görev tanımlarına erişilebilmektedir.
Bu yapı sayesinde görev, yetki ve sorumlulukların kurumsal düzeyde açık biçimde tanımlanması sağlanmakta; birimler arası koordinasyon güçlenmekte ve kurumsal süreçlerin daha etkin biçimde yürütülmesine katkı sunulmaktadır. Aynı zamanda görev tanımları, iç kontrol mekanizmalarının güçlendirilmesine, kalite güvence sisteminin desteklenmesine ve kurumsal hafızanın sürdürülebilir şekilde korunmasına önemli katkılar sağlamaktadır.
Görev tanımları ve iş akışları belirli aralıklarla gözden geçirilmekte; mevzuat değişiklikleri, kurumsal ihtiyaçlar ve süreç iyileştirme çalışmaları doğrultusunda güncellenmektedir. Bu sayede üniversitenin organizasyon yapısı ve kurumsal süreçleri sürekli gelişim anlayışı çerçevesinde güncel ve işlevsel bir yapıda tutulmaktadır.
