Hitit Üniversitesi, kurumsal işleyişin şeffaf, izlenebilir, etkin ve sürdürülebilir bir şekilde yürütülmesini sağlamak amacıyla akademik ve idari süreçlere ilişkin iş akışları ile görev tanımlarını sistematik bir yaklaşımla tanımlamış ve standartlaştırmıştır. Bu kapsamda oluşturulan iş akışları, üniversitenin tüm birimlerinde yürütülen iş ve işlemlerin hangi aşamalardan geçerek, hangi sorumluluklar çerçevesinde ve hangi belgeler aracılığıyla gerçekleştirildiğini açık biçimde ortaya koymayı amaçlamaktadır. Böylece kurumsal süreçlerin daha anlaşılır, izlenebilir ve yönetilebilir bir yapıya kavuşması sağlanmaktadır.
TYÇ Uyum ve Akreditasyon Ofisi koordinasyonunda yürütülen çalışmalar sonucunda hazırlanan iş akış şemaları, katılımcı ve şeffaf bir süreç içerisinde üniversitenin tüm birimlerinin katkılarıyla geliştirilmiştir. Bu çalışmalarla üniversite genelinde yürütülen akademik, idari, mali, öğrenci işleri, personel işlemleri, taşınır kayıtları, kalite ve stratejik yönetim gibi farklı alanlara ilişkin süreçlerin tek bir platform altında toplanması hedeflenmiştir. Böylece hem iç hem de dış paydaşların üniversitenin kurumsal süreçlerine ilişkin bilgilere hızlı ve güvenilir biçimde erişebilmesi mümkün hale gelmiştir.
Tanımlanan iş akışları, üniversitede görev yapan personelin görev ve sorumluluklarını mevzuata uygun biçimde yerine getirmesine destek olmakta; birimlerin kendi süreçlerine ilişkin iç kontrol mekanizmalarının güçlendirilmesine katkı sağlamaktadır. Aynı zamanda görev, yetki ve sorumlulukların açık biçimde belirlenmesine yardımcı olarak kurum içi koordinasyonu artırmakta ve kurumsal hafızanın korunmasına katkıda bulunmaktadır. Bu yönüyle iş akışları, kurum içi ve dışı denetim süreçlerinde şeffaflık ve hesap verebilirliğin sağlanmasına da önemli katkı sunmaktadır.
Her bir iş akışı, ilgili sürecin başlangıcından tamamlanmasına kadar olan tüm adımları kapsayacak şekilde yapılandırılmıştır. Bu kapsamda süreç içerisinde yer alan sorumlu kişi veya birimler, iş adımlarına ilişkin azami süreler, kullanılan belgeler ve sistemler ile gerekli onay mekanizmaları açık biçimde tanımlanmıştır. İş akışları, süreçlerin daha anlaşılır hale getirilmesi amacıyla hem metinsel açıklamalar hem de şematik diyagramlar ile desteklenmiştir.
Üniversitede oluşturulan tüm iş akışları, ilgili birimlerin katkılarıyla hazırlanmış olup yürürlükteki mevzuat ve kurumsal uygulamalar doğrultusunda tasarlanmıştır. Bu akışlar belirli aralıklarla gözden geçirilmekte ve ihtiyaç duyulması halinde güncellenmektedir. Ayrıca iş akışlarının tasarımında üniversitenin iç kontrol sistemi ve kalite güvence mekanizmalarıyla uyum gözetilmekte, böylece kurumsal süreçlerin sürekli iyileştirilmesine katkı sağlanmaktadır.
Hitit Üniversitesi'nde yürütülen iş ve işlemlere ait iş akış şemalarına;
👉 https://ias.hitit.edu.tr/goster/
bağlantısı kullanılarak ulaşılabilmektedir.
