Üniversite Bilgi Yönetim Sistemi (ÜBYS), İzmir Kâtip Çelebi Üniversitesi tarafından geliştirilen ve TÜBİTAK tarafından desteklenen ulusal bir dijital dönüşüm projesidir. Yerli imkanlarla geliştirilen bu yazılım platformu, üniversitelerdeki tüm akademik, idari, mali ve yönetsel süreçlerin entegre biçimde dijital olarak yürütülmesini amaçlamaktadır. Hitit Üniversitesi de kamu yararı ve sürdürülebilirlik ilkeleri doğrultusunda bu sistemi üniversite yönetim süreçlerine entegre etmiş; kapsamlı ve etkin bir kullanım düzeyi ile Türkiye genelinde öncü üniversiteler arasında yer almıştır.
ÜBYS, toplamda 36 modülden oluşan geniş bir sistem mimarisine sahiptir. Hitit Üniversitesi, sistemi en kapsamlı biçimde kullanan üniversitelerden biri konumundadır. Bu modüller sayesinde üniversite genelindeki birçok işlem dijital ortamda, izlenebilir ve raporlanabilir şekilde yürütülmektedir. Tüm akademik ve idari belgelerin sistem üzerinden oluşturulup yürütülmesi sayesinde hem zaman hem de kağıt tüketiminde ciddi tasarruf sağlanmakta, aynı zamanda işlem güvenliği ve veri bütünlüğü teminat altına alınmaktadır.
Sistem, başta öğrenci bilgi sistemi, personel işlemleri, belge yönetimi, akademik performans sistemi ve kalite süreçleri olmak üzere pek çok modülü içermektedir. Bunların yanı sıra, kurumsal değerlendirme, ölçme-değerlendirme, anket yönetimi, uzaktan eğitim yönetimi, mezun takip sistemi, iç kontrol, doküman yönetimi ve raporlama araçları gibi stratejik modüller de sistemin güçlü yönlerini oluşturmaktadır.
ÜBYS tek bir veri tabanı üzerinden çalışmaktadır. Bu sayede tüm modüller arasında bilgi senkronizasyonu sağlanmakta; veri tekrarı, çelişki ve iletişim eksiklikleri en aza indirilmektedir. Aynı zamanda farklı kullanıcı profilleri (akademik personel, idari personel, öğrenci, yönetici) için özelleştirilebilir kullanıcı arayüzleri sunulmakta; yetki bazlı erişim yapısıyla güvenlik ve kullanıcı kolaylığı birlikte sağlanmaktadır.
Hitit Üniversitesi, ÜBYS’yi yalnızca operasyonel süreçleri kolaylaştıran bir araç olarak değil; dijital dönüşüm vizyonunun bir parçası olarak değerlendirmektedir. Üniversitemizin kendi stratejik planı, kalite güvence sistemi, iç kontrol yapısı ve performans yönetimi gibi sistemler ÜBYS ile entegre biçimde çalışmakta; böylece veri temelli yönetim anlayışı kurumsal ölçekte yaygınlaştırılmaktadır.
Ayrıca, ÜBYS üzerinde yürütülen işlemler dijital arşivlerde güvenle saklanmakta; karar alma süreçlerinde kullanılması muhtemel performans göstergeleri, raporlar ve belgeler anlık olarak üretilip izlenebilmektedir. Sistem, aynı zamanda dış denetim ve akreditasyon süreçlerinde kullanılmak üzere düzenli ve güvenilir veri akışı sağlamaktadır.
ÜBYS; tüm idari ve akademik işleyişi dijitalleştiren, süreçleri hızlandıran, maliyetleri azaltan, şeffaflığı ve hesap verebilirliği artıran bütünleşik bir kurumsal yönetim sistemidir. Hitit Üniversitesi’nin bu sistemi yaygın ve etkin biçimde kullanması, kurumumuzun dijital çağın gereklerine uygun, çevik ve sürdürülebilir bir yönetim anlayışına sahip olduğunu göstermektedir.
