Üniversite Bilgi Yönetim Sistemi (ÜBYS), İzmir Katip Çelebi Üniversitesi tarafından geliştirilen ve TÜBİTAK tarafından desteklenen ulusal bir dijital dönüşüm projesidir. Yerli imkanlarla geliştirilen bu yazılım platformu, üniversitelerde yürütülen akademik, idari, mali ve yönetsel süreçlerin bütünleşik bir dijital altyapı üzerinden yönetilmesini amaçlamaktadır. Hitit Üniversitesi de kamu yararı, sürdürülebilirlik ve verimlilik ilkeleri doğrultusunda bu sistemi kurumsal yönetim süreçlerine entegre etmiş ve üniversite genelinde yaygın biçimde kullanılmasını sağlamıştır.
ÜBYS modüler bir mimariye sahip olup üniversitelerde yürütülen çok sayıda işlemin dijital ortamda gerçekleştirilmesine imkan tanımaktadır. Hitit Üniversitesi’nde sistem üzerinden yürütülen işlemler sayesinde akademik ve idari süreçler elektronik ortamda izlenebilir ve raporlanabilir hale gelmiş; belge üretimi, onay süreçleri ve kurumsal yazışmalar büyük ölçüde dijital platforma taşınmıştır. Böylece hem işlem süreçleri hızlanmakta hem de kağıt kullanımının azaltılmasıyla birlikte kaynakların daha verimli kullanılması sağlanmaktadır. Aynı zamanda sistem üzerinden yürütülen işlemler veri güvenliği ve kayıt bütünlüğü açısından da önemli bir altyapı sunmaktadır.
Sistem içerisinde öğrenci bilgi sistemi, personel işlemleri, belge yönetimi, akademik faaliyetlerin izlenmesi ve kalite süreçleri gibi temel modüllerin yanı sıra kurumsal değerlendirme, ölçme ve değerlendirme uygulamaları, anket yönetimi, uzaktan eğitim süreçleri, mezun takip sistemi, iç kontrol uygulamaları ve raporlama araçları gibi çeşitli modüller yer almaktadır. Bu modüller üniversite genelinde yürütülen akademik ve idari faaliyetlerin tek bir dijital platform üzerinden yönetilmesine imkan tanımaktadır.
ÜBYS tek bir veri tabanı üzerinde çalışmaktadır. Bu yapı sayesinde farklı modüller arasında veri senkronizasyonu sağlanmakta; veri tekrarının önüne geçilmekte ve kurumsal veri bütünlüğü korunmaktadır. Aynı zamanda akademik personel, idari personel, öğrenci ve yönetici gibi farklı kullanıcı profilleri için yetkilendirme temelli erişim yapısı oluşturulmuş olup kullanıcıların ihtiyaçlarına uygun arayüzler sunulmaktadır. Böylece hem veri güvenliği sağlanmakta hem de kullanıcı deneyimi kolaylaştırılmaktadır.
Hitit Üniversitesi, ÜBYS’yi yalnızca operasyonel süreçlerin yürütülmesini sağlayan bir araç olarak değil; kurumsal dijital dönüşüm çalışmalarının önemli bir bileşeni olarak değerlendirmektedir. Üniversitenin stratejik planlama süreçleri, kalite güvence sistemi, iç kontrol uygulamaları ve performans yönetimi mekanizmaları ÜBYS ile entegre biçimde çalışmakta; bu sayede veri temelli yönetim anlayışı kurumsal düzeyde desteklenmektedir.
ÜBYS üzerinde yürütülen işlemler aynı zamanda dijital arşivlerde güvenli biçimde saklanmakta; karar alma süreçlerinde kullanılabilecek raporlar, performans göstergeleri ve kurumsal veriler sistem üzerinden üretilebilmektedir. Bu yönüyle ÜBYS, üniversitenin iç izleme ve değerlendirme süreçlerine katkı sağlamakta ve dış değerlendirme ile akreditasyon süreçlerinde ihtiyaç duyulan kurumsal veri altyapısını desteklemektedir.
