Hitit Üniversitesi’nde kalite güvencesi sistemi; paydaş katılımını, açık iletişimi ve sürekli iyileştirmeyi esas alan bütüncül bir anlayışla yürütülmektedir. Bu kapsamda oluşturulan Kurumsal Gelişim ve Geri Bildirim Toplantıları, akademik, idari personel ve öğrencilerin görüş ve önerilerini doğrudan üniversite üst yönetimiyle paylaşabilmelerini; böylece karar alma ve iyileştirme süreçlerine aktif biçimde katılmalarını amaçlamaktadır. Söz konusu buluşmalar, üniversitenin hesap verebilirlik, şeffaflık, katılımcılık ve sürekli gelişim ilkeleri doğrultusunda kurumsal öğrenme kültürünün güçlendirilmesini hedeflemektedir.
Bu toplantılar, üniversitenin tüm ana paydaş gruplarını kapsayacak biçimde düzenlenmektedir. Akademik birimlerde gerçekleştirilen bölüm kurul toplantıları olağan işleyişte bölüm başkanlıkları düzeyinde yürütülmekle birlikte, her akademik dönemde bir kez olmak üzere Rektör başkanlığında yapılmaktadır. Bu toplantılarda eğitim-öğretim süreçleri, araştırma faaliyetleri, toplumsal katkı çalışmaları ve kalite güvencesi uygulamaları kapsamlı biçimde ele alınmakta; elde edilen çıktı ve öneriler, birim iç değerlendirme raporları (BİDR) ve eylem planlarına girdi sağlamaktadır. Öğrenci buluşmaları ise, her fakülte ve meslek yüksekokulunda yılda bir kez gerçekleştirilmektedir. Bu toplantılarda öğrencilerin eğitim süreçlerine, öğrenme deneyimlerine, kampüs yaşamına ve destek hizmetlerine ilişkin geri bildirimleri doğrudan Rektör tarafından alınmakta; öğrencilerin kalite güvencesi süreçlerine aktif katılımı teşvik edilmektedir. Fakültelerde ve meslek yüksekokullarında görev yapan idari personel ile yılda bir kez yapılan toplantılarda, hizmet süreçlerinin etkinliği, işleyişteki sorunlar ve iyileştirme önerileri ele alınmakta; ayrıca Rektörlük idari birimlerinde çalışan personel ile yine birimler bazında ayrı ayrı yapılan görüşmeler aracılığıyla destek hizmetlerinin kalitesinin arttırılması ve kurumsal kapasitenin geliştirilmesine yönelik değerlendirmeler yapılmaktadır.
Tüm toplantılarda alınan görüş, öneri ve tespitler, Stratejik Yönetim ve Kalite Ofisi koordinasyonunda sistematik biçimde derlenmekte ve tematik başlıklar altında sınıflandırılarak analiz edilmektedir. Ortaya çıkan ortak iyileştirme alanları sürekli iyileştirme programına entegre edilmekte, ilgili birimlere geri bildirim yapılmakta ve uygulamaya yönelik süreçler izlenmektedir. Elde edilen bulgular, yıllık olarak hazırlanan Kurum İç Değerlendirme Raporu (KİDR) eylem planları sonuçlarında yer almakta; böylece geri bildirimlerin somut çıktılara dönüştüğü izlenebilir bir yapı oluşturulmaktadır.
Kurumsal Gelişim ve Geri Bildirim Toplantıları, Yükseköğretim Kalite Kurulu (YÖKAK) tarafından tanımlanan paydaş katılımı, liderlik ve sürekli iyileştirme boyutlarıyla doğrudan ilişkilidir. Bu buluşmalar, kurumun kalite güvencesi sisteminde “geri bildirim–analiz–eylem–izleme” döngüsünün etkin biçimde işlemesine katkı sağlamakta, kurumsal mükemmellik anlayışını güçlendirmekte ve Hitit Üniversitesi’nin katılımcı yönetim kültürünü pekiştirmektedir.
