Hitit Üniversitesi’nde kalite güvencesi sistemi; paydaş katılımını, açık iletişimi ve sürekli iyileştirmeyi temel alan bütüncül bir anlayışla yürütülmektedir. Bu yaklaşım doğrultusunda gerçekleştirilen Kurumsal Gelişim ve Geri Bildirim Toplantıları, akademik ve idari personel ile öğrencilerin görüş, öneri ve değerlendirmelerini doğrudan üniversite üst yönetimiyle paylaşmalarına imkan tanımakta; böylece karar alma ve kurumsal gelişim süreçlerine aktif katılım sağlanmasını amaçlamaktadır. Bu buluşmalar, üniversitenin şeffaflık, hesap verebilirlik, katılımcılık ve sürekli gelişim ilkeleri doğrultusunda kurumsal öğrenme kültürünün güçlendirilmesine katkı sunmaktadır.
Toplantılar, üniversitenin temel paydaş gruplarını kapsayacak şekilde planlanmaktadır. Akademik birimlerde gerçekleştirilen bölüm kurul toplantıları olağan işleyişte bölüm başkanlıkları tarafından yürütülmekte olup, her akademik dönemde bir kez Rektör başkanlığında “Kurumsal Gelişim ve Geri Bildirim Toplantıları” başlığı ile gerçekleştirilmektedir. Bu toplantılarda eğitim-öğretim süreçleri, araştırma faaliyetleri, toplumsal katkı çalışmaları ve kalite güvencesi uygulamaları kapsamlı biçimde ele alınmakta; ortaya çıkan değerlendirmeler ve öneriler birim iç değerlendirme raporları (BİDR) ile eylem planlarına önemli girdiler sağlamaktadır.
Öğrenci buluşmaları ise her fakülte ve meslek yüksekokulunda yılda bir kez gerçekleştirilmektedir. Bu toplantılarda öğrencilerin eğitim süreçlerine, öğrenme deneyimlerine, kampüs yaşamına ve sunulan destek hizmetlerine ilişkin görüşleri doğrudan dinlenmekte; öğrencilerin kalite güvencesi süreçlerine aktif katılımı teşvik edilmektedir. Benzer şekilde fakülteler ve meslek yüksekokullarında görev yapan idari personel ile yılda bir kez yapılan toplantılarda hizmet süreçlerinin etkinliği, idari işleyişte karşılaşılan sorunlar ve iyileştirme önerileri ele alınmaktadır. Rektörlük idari birimlerinde görev yapan personel ile gerçekleştirilen birim bazlı görüşmelerde ise destek hizmetlerinin niteliğinin arttırılması ve kurumsal kapasitenin geliştirilmesine yönelik değerlendirmeler yapılmaktadır.
Toplantılarda dile getirilen görüş, öneri ve tespitler Stratejik Yönetim ve Kalite Ofisi koordinasyonunda sistematik biçimde derlenmekte, tematik başlıklar altında sınıflandırılarak analiz edilmektedir. Bu analizler sonucunda belirlenen ortak gelişim alanları sürekli iyileştirme programına dahil edilmekte, ilgili birimlerle paylaşılmakta ve uygulama süreçleri düzenli olarak izlenmektedir. Elde edilen bulgular yıllık olarak hazırlanan Kurum İç Değerlendirme Raporu (KİDR) kapsamında raporlanmakta ve gerçekleştirilen eylemler aracılığıyla geri bildirimlerin somut sonuçlara dönüştüğü izlenebilir bir yapı oluşturulmaktadır.
Kurumsal Gelişim ve Geri Bildirim Toplantıları, paydaş katılımı, liderlik ve sürekli iyileştirme boyutlarıyla doğrudan ilişkilidir. Bu uygulama sayesinde üniversitenin kalite güvencesi sisteminde sürekli iyileştirme döngüsü etkin biçimde işletilmekte; kurumsal gelişim süreçleri paydaşların katkısıyla güçlendirilmekte ve Hitit Üniversitesi’nin katılımcı yönetim anlayışı kurumsal düzeyde pekiştirilmektedir.
